Controlling im Vertrieb für Personaldienstleister

Die Häufigkeit der Vertriebstätigkeiten, d.h. die Anzahl der Telefonate und der versendeten Profile, ist bei Personaldienstleistern ein wichtiger Indikator für den Umsatz am Ende des Monats. Insb. in den Auswertungen über längere Zeiträume und viele Vertriebsmitarbeiter ist dieser Effekt gut sichtbar.

Soweit ist das auch logisch. Wenn meine Arbeit grundsätzlich ein Ergebnis bringt, dann kriege ich durch mehr Arbeit bei gleichen Umständen mehr vom Ergebnis.

Im Controlling für den Vertrieb bei Personaldienstleistern kann ich das bereits gut nutzen:

1. Ich kann überwachen, ob der Zusammenhang zwischen der Häufigkeit der Vertriebstätigkeiten und dem Umsatz weiterhin gegeben ist
2. Ich kann Vorhersagen für meinen Umsatz anhand der Häufigkeit der Vertriebstätigkeiten treffen

Ich kann in der Regel schnell feststellen, wenn der Zusammenhang zwischen Häufigkeit der Vertriebstätigkeiten und dem Umsatz für das gesamte Unternehmen oder einzelne größere Standorte sehr plötzlich nicht mehr gegeben ist, z.B. durch eine Wirtschaftskrise.

Wie ist das aber, wenn der Zusammenhang langsam aber stetig schlechter wird?

Mit den hier vorgestellten Dashboards kann ich den Zusammenhang zwischen Häufigkeit der Vertriebstätigkeiten und dem Umsatz grafisch visualisieren und für unterschiedlichste Ebenen auswerten:

• Ich kann Tendenzen über die Zeit erkennen
• Ich kann erkennen, ob der Zusammenhang für bestimmte Berufsgruppen, Branchen oder Regionen sich verändert
• Ich kann Standorte und Mitarbeiter erkennen, die effizienter als andere sind, um von denen zu lernen
• Ich kann mit Maßnahmen und Kampagnen im Vertrieb experimentieren und erhalte zeitnah objektive Auswertungen

Das ist ein Auszug aus dem Dashboard für Vertrieb. Wir können für jeden einzelnen Mitarbeiter im Vertrieb sehen wie sich die persönlichen Kennzahlen entwickeln. Und wir können die Auswertung pro Standort und Monat filtern. Wichtige Kennzahlen hier sind:

• Anzahl Vertriebstelefonate sowie Besuche bei Entscheidern
• Abweichung von Umsatzziel im Vermittlungsgeschäft
• Abweichung vom Zielfaktor bei neuen Aufträgen in der Zeitarbeit

Probieren Sie das Dashboard selbst aus. Starten Sie es direkt in Ihrem Browser: Dashboard starten

Entlasten von administrativen Tätigkeiten

Ohne ein modernes Reporting ist der Aufwand solche Auswertungen zu erstellen sehr hoch. Entsprechend macht man das nicht, bzw. nur sehr selten und dann auch nur für die absolut notwendigen Kennzahlen.

Und was notwendig ist wird auch noch durch Zeitdruck bestimmt. Das merkt man oft am Thema Provision. Das ist ein wichtiges und emotionales Thema und oft auch zeitlich dringen. Also fliest sehr viel Energie in die Berechnung und Kontrolle der Vertriebsprovision.

Hier ist ein Auszug aus dem Dashboard für Vertrieb mit der Übersicht der erreichten Ziele und der berechneten Provision für jeden Mitarbeiter. Diese Zahlen sind sofort verfügbar anhand der aktuellen, im System eingetragenen, Ergebnisse. Wird ein neuer Auftrag im System eingebucht, ist die Provision am nächsten Morgen automatisch aktuell berechnet.

Das ist eine Sicht für die Geschäftsleitung oder einen Standortleiter. Einzelne Mitarbeiter erhalten natürlich ein Dashboard nur mit ihren Daten.

Ich arbeite in diesem Dashboard mit Zielen bzgl. Umsatz, Deckungsbeitrag oder laufenden Aufträgen in der Überlassung. Es gibt auch ein anderes Dashboard für detaillierte Auswertungen zur Ergebnisberechnung für Personaldienstleister.

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Fazit

Ein solches Dashboard kann täglich mit den aktuellen Daten aus den operativen Systemen, z.B. Landwehr L1, HR4YOU eSearcher und eTemp, BSS Time Pro oder GEDAT TimeJob, zur Verfügung gestellt werden, ohne dass jemand Daten manuell sammeln und einen Report aufbereiten muss. Mit sehr wenig persönlichem Zeiteinsatz hat man hier einen sehr detaillierten Einblick in die eigenen Vertriebsaktivitäten.

Die frei gewordene Zeit kann man besser nutzen, um mit Kunden oder den eigenen Mitarbeitern zusammen zu arbeiten. Durch die detaillierten Kennzahlen kann man sehr schnell auf Entwicklungen reagieren und gegensteuern. Auch kann man damit deutlich einfacher und häufiger persönliches Feedback an die eigenen Mitarbeiter im Vertrieb geben.

In diesem Dashboard haben wir eher einfache Auswertungen zu Vertriebsaktivitäten gesehen (Anzahl Vertriebsanrufe, Besuche bei Entscheidern und versendete Profile). Das ist ohne Probleme auf individuelle Anforderungen anpassbar. Aber auch schon mit den bereits vorhandenen Daten ist es sehr einfach möglich die Ergebnisse dieser Aktivitäten für einzelne Branchen, Berufskategorien und geografische Regionen zu analysieren und daraus eigene Schlüsse zu ziehen.

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