Reporting im Recruiting für Personaldienstleister

Mit den Dashboards im Recruiting verfolgen wir in der Regel folgende Ziele:

• Entwicklung der Bewerber pro Standort, pro Kanal und pro Berufsgruppe verstehen
• Effekte von einzelnen Kampagnen im Recruiting messen und verstehen
• Dauer und Aufbau des gesamten Bewerbungsprozesses aus Sicht der Bewerber verstehen

Entwicklung der Bewerber

Neben der Anzahl und der Entwicklung der Kandidaten über die Zeit und im Vergleich zum Vorjahr, interessieren uns auch folgende Fragen:

• Wie viele Kandidaten sind vermarktungsfähig?
• Wie viele Kandidaten wurden angeboten?
• Wie viele waren im Kundeninterview?
• Wie viele konnten vermittelt oder eingestellt werden?

In dem gezeigten Dashboard werden die Anzahl bzw. Verteilung der Kandidaten nur für Standorte, Berufskategorie und Herkunft der Kandidaten aufgeschlüsselt. Grundsätzlich könnten hier aber beliebige Kriterien für die Analyse benutzt werden, die man aus den Daten über die Kandidaten herauslesen kann, z.B. Herkunft des Kandidaten, Berufserfahrung, Qualifikationen, Region, Mobilität, Gehaltsvorstellung, …

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Analyse von Kampagnen im Recruiting

In diesem Beispiel kommen alle Daten über die Bewerber aus dem Bewerbermanagementsystem, d.h. Datum und Herkunft der Bewerbung sowie Status der internen Prozesse.

Wenn ich dann verstehen will wie sich Kampagnen im Recruiting ausgewirkt haben, benötige ich darüber auch Daten. Hier habe ich diese Daten einfach in Excel festgehalten: Start und Ende der Kampagne, Kosten und den Standort. Diese Excel-Datei kann ich nun ebenfalls einlesen und die Daten mit den Daten aus dem Bewerbermanagementsystem kombiniert auswerten.

In der Animation unten habe ich die Kampagne Social Media Direktansprache gewählt. Im Ergebnis sehen wir sofort, dass in dem Zeitraum der Kampagne am Standort Venus zwar etwas weniger Bewerbungen eingegangen sind als im Vorjahr, aber dafür konnten aus diesen Kandidaten deutlich mehr an Kunden vermittelt werden (+ 68,75%) als im Vorjahr im selben Zeitraum.

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Vermittlungsquote aus unterschiedlichen Blickwinkeln

Da wir gerade von Vermittlungen sprechen. Eine spannende Kennzahl ist die Quote der vermittelten Kandidaten von den angebotenen Kandidaten. Ein Kandidat zählt als angeboten, sobald das Profil mindestens einmal verschickt worden ist.

In der folgenden Animation sehen Sie oben links eine grafische Tabelle für alle Standorte mit den Kennzahlen wie viele Kandidaten angeboten und vermittelt wurden, sowie der berechneten Quote und dem Vergleich zum Vorjahr.

Dieselben Kennzahlen sehen Sie in weiteren grafischen Tabellen auch auf die Berufskategorie und die Herkunft der Kandidaten aufgeschlüsselt.

Diese Ansichten sind im Dashboard untereinander angeordnet. Durch Filtern auf einen Standort, eine Berufskategorie oder die Herkunft, werden in den anderen Tabellen nur die Kennzahlen für diese Gruppe angezeigt. Dadurch kann bewertet werden welche Berufe an welchen Standorten oder Kanälen rückläufig oder aufstrebend sind.

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Prozess aus Sicht der Bewerber

Eine wichtige Frage ist oft wie die Bewerber den Bewerbungsprozess erleben. Es ist einfach zu bestimmen wie lange es bis zur Kontaktaufnahme oder der positiven Zusage dauert. Da diese Daten in der Regel vorhanden sind.

Hier ein Beispiel wie solche Kennzahlen nach Berater aufgeschlüsselt werden können, inkl. der Abweichung vom Ziel eine positive Zusage innerhalb von 28 Tagen zu erreichen. Wenn Sie die Dashboards selbst ausprobieren, dann sehen Sie diese Daten auch wieder nach Monat und Standort aufgeschlüsselt.

Spannender, aber oft auch deutlich schwieriger, ist es zu sehen, wie passend die Angebote, wie freundlich die Ansprache und wie gut die Beratung aus Sicht der Bewerber sind. Oft scheut man den Aufwand die Bewerber diese Dinge zu fragen. Ohne Daten dann aber auch keine Auswertung.

Dabei ist es heute überhaupt kein Hexenwerk mehr den Bewerbern einen individuellen Link zu schicken und um Feedback zu fragen. Macht schließlich fast jeder, wenn es um die Zustimmung zum Datenschutz geht. Mit diesen Daten könnte man aber den eigenen Beratern auch sehr zeitnah direktes Feedback geben.

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Woher kommen die Daten?

Die Reports wurden mit Power BI von Microsoft umgesetzt. Die Daten über die Bewerber kommen in erster Linie aus dem Bewerbermanagementsystem oder der Branchenlösung, z.B. HR4You, Time Job oder BSS Time Pro. Es können aber sehr einfach alle möglichen Datenquellen, z.b. Google Analytics, Facebook oder auch Excel-Dateien eingebunden werden.

Egal welche und wieviele Datenquellen Sie nutzen. Die Daten werden regelmäßig, z.b. nachts oder zwei mal täglich, und voll automatisiert abgeholt und ebenfalls automatisiert in Power BI zu den interaktiven Reports aufbereitet. Sie können die Reports jederzeit über den Browser oder eine Smartphone-App verwenden.

Es ist fast egal in welchem IT-System oder welcher Datei die Daten drin stecken. Aber natürlich müssen Sie diese grundsätzlich erheben. Hier hat man mehrere Möglichkeiten:

• Oft fallen Daten einfach im Prozess an, z.B. Zeitpunkte der Bewerbung und der Zu- oder Absage
• Man kann technische Lösungen schaffen, um Daten automatisiert zu erheben, z.B. eine Kennzeichnung bei der Weiterleitung des Bewerbers von einem Portal zum Bewerbungsformular
• Es ist möglich die Menschen mit einem Formular um Feedback zu bitten, z.B. nach Telefonaten oder in der Email mit der Eingangsbestätigung
• Manchmal müssen Mitarbeiter Informationen erfragen und manuell eintragen, z.B. die Bewertung der Vermarktungsfähigkeit der Kandidaten oder auch wie die Kandidaten auf die Stelle aufmerksam geworden sind
• Und man kann auch mit unvollständigen Daten und statistischen Verfahren sehr gut arbeiten und sinnvolle Kennzahlen generieren

Fazit

Das kontinuierliche und systematische Verbessern der Kontakte zum Bewerber ist aus meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg im Recruiting. Die Maßnahmen müssen aber zu Ihrem Unternehmen und den Kandidaten, die Sie suchen, passen und daher sind die Verbesserungen oft individuell und verändern sich auch mit der Zeit. Daher muss das Ausprobieren von Maßnahmen und Ideen möglichst einfach und günstig sein. Das ist möglich mit einem automatisierten Reporting, welches schnell und einfach angepasst werden kann.

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